Henkilötietojen käsittely liikenne- ja viestintäministeriössä

Yhteyshenkilö

Hankintajuristi Konsta Luukka
PL 31, 00023 Valtioneuvosto
p. 0295 342 084
[email protected] 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Liikenne- ja viestintäministeriö käsittelee henkilötietoja, kun se kartoittaa markkinoita ja käsittelee hankintamenettelyyn osallistuneiden tarjouksia, osallistumishakemuksia ja hankintasopimuksia sekä käy tähän liittyvää tietojenvaihtoa.  Erikseen ilmoitetussa tilanteessa henkilötietoja voidaan käsitellä myös tarjousten vertailuun. Käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta). 

Mikäli hankinnan arvo ei ylitä hankintalainsäädännössä asetettuja kynnysarvoja, perustuu käsittely yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta, tietosuojalain 4 §:n 2 kohta).

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittely koskee kulloinkin hankintamenettelyn kohteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi: 

• Etu- ja sukunimi
• Henkilötunnus
• Asema organisaatiossa
• Koulutus, ammatillinen pätevyys ja kokemus
• Postiosoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite
• Todistukset ja selvitykset julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 80 §:ssä tarkoitetun pakollisen tai 81 §:ssä tarkoitetun harkinnanvaraisen poissulkemisperusteen tutkimiseksi
• Tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain (1233/2006) edellyttämät selvitykset 

Tietojen antaminen perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen sekä tarjouspyyntöön tai muihin hankinta-asiakirjoihin. Hankintamenettelyyn osallistujan tulee antaa kulloinkin tarjouspyynnössä tai muissa hankinta-asiakirjoissa yksilöidyt tiedot. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. 

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään tai tarjouksen taikka osallistumishakemuksen jättäjältä. Liikenne- ja viestintäministeriö voi hakea tietoja myös julkisista rekistereistä, kuten Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämästä kaupparekisteristä ja Suomen Asiakastieto Oy:n yritysluottotietorekisteristä. 

Henkilötietojen vastaanottajat

Hankinnasta riippuen henkilötietoja voi vastaanottaa liikenne ja viestintäministeriön lisäksi valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy, ministeriön käyttämä konsultti tai muu alihankkija, jotka ovat velvoitettuja noudattamaan ministeriön antamia ohjeita henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Henkilötietojen poistamisen suunnitellut määräajat

Liikenne- ja viestintäministeriö säilyttää hankintamenettelyyn osallistuneiden henkilötietoja 6 vuotta hankintasopimuksen tekemisestä tai asiakirjan julkaisemisesta. Tietyt tiedot voidaan säilyttää myös 10 vuotta tai pysyvästi.

Rikosrekisteritiedot poistetaan heti niiden tarkastamisen jälkeen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Liikenne- ja viestintäministeriö käsittelee sidosryhmätoiminnassaan sidosryhmien edustajien henkilötietoja, kuten ministeriön järjestämin tilaisuuksiin osallistuvien ja ministeriössä vierailevien henkilötietoja. Ministeriö käsittelee sidosryhmien henkilötietoja esimerkiksi tilaisuuksien asianmukaisen järjestämisen, kuten ilmoittautumisten, erityisruokavalioiden ja yhteydenpidon hoitamiseksi, muun yhteistyön tarkoituksiin sekä yhteisen turvallisuutemme varmistamiseksi (kulunvalvonta ja pelastustoimintaan varautuminen). Henkilötietoja käsitellään myös ministeriön toimintaan liittyvään viestintään, tiedottamiseen ja sidosryhmien osallistamiseen. 

Tilaisuudesta riippuen liikenne- ja viestintäministeriöllä voi olla velvollisuus säilyttää joitain henkilötietojasi liittyen valtion varojen käytön läpinäkyvyyteen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yleensä yleisen edun mukaisen tehtävän suorittaminen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta ja tietosuojalain 4 §). Turvallisuuden varmistamiseksi tietojesi kerääminen ennen vierailuasi ministeriöön perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohta c alakohta, työturvallisuuslain 8 §). Silloin kun tieto nimestäsi ja organisaatiostasi on liitettävä osaksi kirjanpitoaineistoa, näiden tietojen säilyttäminen perustuu myös lakisääteiseen velvoitteeseen (valtion talousarviosta annetun asetuksen 46 §).

Erityisruokavaliotietojen kysyminen perustuu suostumukseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohta a alakohta). 

Käsiteltävät henkilötiedot

Liikenne- ja viestintäministeriö käsittelee tietoja ministeriössä vierailevista ja ministeriön järjestämiin tilaisuuksiin osallistuvista henkilöistä, joita ovat muun muassa sidosryhmien edustajat ja toimittajat. Ministeriö käsittelee myös muiden sidosryhmien tietoja, jotka saadaan henkilöiltä itseltään tai julkisista lähteistä.

Ministeriö käsittelee yleensä vain henkilön nimeä, organisaatiota ja sähköpostiosoitetta. Toisinaan kerätään myös puhelinnumero, virkanimike tai titteli ja erityisruokavalio. 

Liikenne- ja viestintäministeriön tilaisuuksissa voidaan valokuvata, videoida tai ne voidaan suoratoistaa eli striimata. Tällöin kerättäviä henkilötietoja ovat valokuvat sekä video- ja äänitallenteet. Kuvattua materiaalia voidaan käyttää viestintäkäyttöön, kuten tilaisuudesta tiedottamiseksi. Kuvattua materiaalia ei käytetä kuitenkaan koskaan kaupalliseen tarkoitukseen.

Mikäli ministeriön tilaisuus suoratoistetaan verkkolähetyksenä tai tallennetaan, siitä ilmoitetaan ilmoittautumislomakkeella tai kutsussa ja itse tilaisuudessa. Lähtökohtaisesti yleisöä ei kuvata. Jos suorassa verkkolähetyksessä ja tallenteessa näkyy esiintyjän lisäksi muita henkilöitä, siitä tiedotetaan ennen lähetyksen ja tallennuksen käynnistämistä. Samalla kerrotaan mille alueelle kuvaus kohdistuu. Tallenteet voidaan julkaista ministeriön viestintäkanavissa kuten Youtube-tilillä. Tallennuspaikka kerrotaan kuitenkin erikseen tilaisuuden ilmoittautumislomakkeella tai kutsussa ja itse tilaisuudessa.

Ministeriö käsittelee myös mahdollisia tilaisuudessa käytävässä keskustelussa ilmeneviä henkilötietoja. Osallistujat voivat esimerkiksi esittää virtuaalitilaisuudessa kysymyksiä, jolloin osallistujalta voidaan kerätä tämän nimi ja organisaatiotieto sekä äänitallenne. 

Henkilötietojen vastaanottajat

Kun kyse on liikenne- ja viestintäministeriön tiloissa tai muissa valtioneuvoston tiloissa tapahtuvasta vierailusta, tietojasi käsittelevät valtioneuvoston lukuun Senaatti-kiinteistöt Oy sekä sen alihankkijana toimiva Avarn Oy. Valtioneuvoston tilojen ulkopuolella järjestettävissä tilaisuuksissa käytetään myös muita henkilötietojen käsittelijöitä. Nämäkin palveluntarjoajat ovat sopimuksella sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja vain saamiensa ohjeiden mukaisesti ja noudattamaan niiden käsittelyssä tietoturvallisuusvaatimuksia. 

Toisinaan käytämme kutsujen lähettämiseen ja tilaisuuden järjestämiseen apuna kolmannen osapuolen palveluita sekä tapahtumanhallintatyökalua, jonka kautta tilaisuuteen voi ilmoittautua (esim. Webropol tai Lyyti).

Tietojasi ei säännönmukaisesti luovuteta valtioneuvoston ulkopuolelle muulloin kuin silloin, kun tapahtumapaikka tarvitsee niitä omien turvallisuusmääräystensä vuoksi. Joissakin koulutustilaisuuksissa, seminaareissa ja vastaavissa tapahtumissa osallistujalista voidaan yleisen edun mukaisen tehtävän hoitamiseksi jakaa muille osallistujille verkostoitumista ja muuta yhteistyötä varten, ellet ole vastustanut tietojesi jakamista. EU-rahoitteisissa hankkeissa nimet voidaan toimittaa EU:n komissiolle. 

Henkilötietojen siirtäminen kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Kun kyseessä on tavanomainen vierailu tai muu tilaisuus vailla kansainvälisiä kytkentöjä, tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. 

Henkilötietojen poistamisen suunnitellut määräajat

Kun tilaisuus järjestetään valtioneuvoston tiloissa, tietojasi säilytetään Senaattila-tilavarausjärjestelmässä vierailupäivääsi saakka. Säännönmukaisesti toistuvien tapahtumien osallistujalistoja ja osallistujien yhteystietoja säilytetään erillisessä järjestelmässä seuraavan vastaavan samaan aihepiiriin liittyvän tilaisuuden järjestämiseen asti. Joidenkin tilaisuuksien osallistujatietoja voidaan säilyttää valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti kymmenen vuotta tai pysyvästi. Tällaisia ovat esimerkiksi hallitusten aineistoina kirjattavat ministerin isännöimät tilaisuudet, tai muut merkitykseltään erityisen tärkeät ministeriön järjestämät tilaisuudet. Muita viestinnän ja yhteistyön tarkoitukseen liittyviä tietoja säilytetään sen aikaa, kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi.

Liikenne- ja viestintäministeriö noudattaa hyvää hallintoa ja läpinäkyvyyttä myös valtion varojen käytössään. Jos vierailuun kuuluu tarjoiluja, kuten tavanomainen kahvi- tai lounastarjoilu, nimesi ja organisaatiosi nimi voidaan viedä tarjoiluista ja osallistujien lukumäärästä riippuen myös osaksi kirjanpitoaineistoamme. Näin toimitaan ainakin edustustilaisuuksia järjestettäessä. Kirjanpidon tositeaineiston säilytysaika on normaalisti kuusi vuotta vierailuvuoden päättymisestä. EU-hankkeiden ja muiden ulkopuolisesti rahoitettujen hankkeiden osalta säilytysaikaan saattavat vaikuttaa mahdolliset rahoittajan poikkeavat vaatimukset, jotka voivat johtua EU-lainsäädännöstä tai liikenne- ja viestintäministeriötä koskevasta sitoumuksesta tai sopimuksesta.

Erityisruokavaliotiedot poistetaan heti tilaisuuden jälkeen. Tarkempia tietoja kuhunkin vierailuun liittyvästä tietojen käsittelystä ja säilyttämisajoista saat tilaisuutta järjestäviltä virkamiehiltä tai liikenne- ja viestintäministeriön tietosuojavastaavalta.

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Liikenne- ja viestintäministeriö ottaa vastaan yksityishenkilöiden, sidosryhmien ja toimittajien ministerille ja ministeriölle lähettämiä kirjeitä, palautteita, kysymyksiä ja tietopyyntöjä. Liikenne- ja viestintäministeriöön saapuvat ministeriön toimintaan liittyvät yhteydenotot kirjataan ministeriön asianhallintajärjestelmään.

Liikenne- ja viestintäministeriö käsittelee henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja sille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohdan e-alakohta).

Henkilötietojen käsittely

Kirjallisista yhteydenotoista ministeriö käsittelee vain niitä henkilötietoja, jotka yhteydenottaja on itse ministeriölle toimittanut. Tällaisia tietoja ovat tyypillisimmin nimi- ja yhteystiedot.

Puheluun liittyviä henkilötietoja voidaan sovittaessa rekisteröidä liikenne- ja viestintäministeriön asianhallintaan asian selvittämiseksi ja yhteydenottoon vastaamista varten. Kerättäviä henkilötietoja ovat soittajan nimi ja puhelinnumero sekä tarvittaessa muut asian selvittämisen kannalta välttämättömät tiedot. 

Henkilötietojen poistamisen suunnitellut määräajat

Kansalaiskirjeet, joihin on annettu vastaus, säilytetään pysyvästi. Kansalaiskirjeet, jotka eivät aiheuta toimenpiteitä, säilytetään 2 vuotta. Tieto- ja asiakirjapyyntöjä säilytetään 10 vuotta.
Puheluihin ja soittopyyntöihin liittyviä tietoja käsitellään vain sen aikaa, kun niitä koskevan asian selvittäminen vaatii.

Yhteyshenkilö

Viestintäasiantuntija Paula Rinne
PL 31, 00023 Valtioneuvosto
[email protected] 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset 

Käsittelyn tarkoitus on tiedotetilausten välittäminen tilaajille ja henkilötietojen käsittely verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin ja tutkimustoimintaan.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on tiedotteiden tilaajalta kerätty suostumus tietojen käsittelyyn. Henkilötietojen toimittaminen on edellytys tiedotteiden toimittamiselle.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Käsiteltävät henkilötiedot

Liikenne- ja viestintäministeriö käsittelee tilaajan sähköpostiosoitetta, tilattavaa aineistoa, kielivalintaa ja tilaushistoriaa. Lisäksi tallennetaan tilauksen vahvistamisajankohta. Tietoja kerätään tilausten toimittamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan tilaajalta itseltään. 

Henkilötietojen vastaanottajat

Tiedotetilauksien käsittelyyn osallistuu Valtorin verkkosivujen palvelutoimittaja Ambientia tietojenkäsittelijän roolissa. Valtori on henkilötietojen käsittelijä ja liikenne- ja viestintäministeriö on rekisterinpitäjä.

Henkilötietojen poistamisen suunnitellut määräajat

Tiedot tiedotetilauspalvelussa säilyvät, kunnes tilaaja itse lopettaa tilauksensa. Kun tilaaja päättää tilauksen, henkilötiedot anonymisoidaan.

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Liikenne- ja viestintäministeriö käsittelee tietoja viranhausta tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi. Tehtävään valittavasta henkilöstä voidaan tehdä hakijan suostumuksella henkilöturvallisuusselvitys (turvallisuusselvityslaki 726/2014). Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan virkamieslakia (750/1994) ja -asetusta (971/1994) sekä lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröityjen ryhmiä ovat ministeriön työnhakijat. Ministeriö käsittelee työnhakijan yksilöintitietoja, koulutus- ja työkokemustiedot ja muu osaaminen (esim. ansioluettelo, työ- ja opintotodistukset ja soveltuvuusarviointi), muita hakemuksessa kerrottuja tietoja sekä turvallisuusselvityksen teettämistä varten tarvittavia tietoja.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Tietoja luovutetaan säännöllisesti turvallisuusselvityksiä varten suojelupoliisille.

Henkilötietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat

Liikenne- ja viestintäministeriö säilyttää tietoja arkistolain (831/1994), arkistolaitoksen seulontapäätöksen (AL/12327/07.01.01.03.01/2015) ja valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Liikenne- ja viestintäministeriö valmistelee vuosittain omaan toimialaansa kuuluvat kunniamerkkiesitykset Ritarikuntia varten. Liikenne- ja viestintäministeriö käsittelee henkilötietoja sille kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta). Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin julkisen arvonannon osoituksista, Suomen Valkoisen Ruusun ritarikunnan ohjesääntöön, asetukseen Suomen Leijonan ritarikunnan perustamisesta sekä Ritarikuntien määräyksiin kunniamerkkien antamisesta. 

Käsiteltävät henkilötiedot

Liikenne- ja viestintäministeriö käsittelee Ritarikunnan lomakkeella saapuneet esitykset, joissa esitetyistä henkilöistä on nimi-, virka-asema-, palkka-, kotikunta-, sotilasarvo-, koulutus-, työ-/järjestö ym. kokemustiedot sekä ehdotettu merkki. 

Henkilötietojen luovuttaminen

Ministerin esitys liikenne- ja viestintäministeriön kunniamerkkiesitykseksi ja hyväksytyt kunniamerkkiesitykset toimitetaan Ritarikunnille.

Tietojen säilytysaika

Toimialan kunniamerkkiesitykset säilytetään ministeriössä kunniamerkkien myöntämisen käsittelyn ajan. Hylätyt esitykset hävitetään heti, kun niille ei ole enää toiminnallista tarvetta. Säilytämme luetteloa ehdotusten kokoamiseksi ja ministerin esityksen valmistelua varten 10 vuotta. Ministerin esitys liikenne- ja viestintäministeriön kunniamerkkiesitykseksi säilytetään pysyvästi.

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Liikenne- ja viestintäministeriö myöntää yksittäisiä valtiontukia ja avustuksia. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteisen velvoitteen täyttäminen. 

Käsiteltävät henkilötiedot

Tässä tehtävässä ministeriö käsittelee avustushakemuksen tehneiden henkilöiden sekä yritysten ja yhdistysten edustajien henkilötietoja, joita ovat pääsääntöisesti nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Tietojen säilytysaika

Valtionavustus- ja tukihakemuksia säilytetään pysyvästi.

Yhteyshenkilö

Pasi Ovaska
PL 31, 00023 Valtioneuvosto
[email protected] 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset 

Ilmoittajansuojelun avulla ilmoittajat voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä turvallisesti. Ilmoittaa voi joko sisäiseen tai ulkoiseen ilmoituskanavaan. Valtioneuvoston kanslian sisäiseen ilmoituskanavaan on pääsy vain valtioneuvoston kanslian palveluksessa olevilla. Muut henkilöt, kuten eläköityneet virkamiehet tai yhteistyökumppanien palveluksessa olevat voivat tehdä valtioneuvoston kanslian toimintaan liittyvän, työssään havaitsemansa ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvan ilmoituksen oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely liittyy ilmoittajansuojelulaissa (1171/2022) säädettyihin tehtäviin. Ilmoittajansuojelulain 30 §:n mukaan rekisterinpitäjä saa käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin ja rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä tietoja vain, jos käsittely on ilmoittajansuojelulain tarkoituksen kannalta välttämätöntä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi).

Käsiteltävät henkilötiedot

Liikenne- ja viestintäministeriö käsittelee ilmoittajan nimi- ja yhteystietoja sekä ilmoituksen antamisajankohtaa ja käsittelytietoja. Lisäksi käsitellään ilmoituksen sisältämiä muita henkilötietoja ja ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi tarpeellisia henkilötietoja, kuten ilmoituksessa mainittujen henkilöiden nimi- ja yhteystietoja.

Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituksen tekijän, ilmoituksen kohteen ja muun ilmoituksessa mainitun henkilön henkilötiedot ovat aina kokonaan salassa pidettäviä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti ilmoituksen tekijältä ilmoituskanavaan tehdyn ilmoituksen kautta. Lisäksi voidaan kerätä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi muita henkilötietoja, kuten asiaan liittyviä asiakirjoja, ilmoituksen tekijältä, ilmoituksen kohteelta tai muulta henkilöltä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Ilmoittajansuojeluasioissa henkilötietoja saavat käsitellä vain ilmoittajansuojelulain tarkoittamalla tavalla tehtävään asianomaisessa ministeriössä nimetyt henkilöt. Ilmoituksen käsittelystä vastaavat henkilöt saavat ilmoittajansuojelulaissa säädetyn salassapitovelvollisuuden estämättä antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi.

Lisäksi ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot salassapitosäännösten estämättä, jos tiedon antaminen on tarpeen:

• toimivaltaiselle viranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten;
• esitutkintaviranomaisille rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten;
• syyttäjälle Syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten;
• ilmoituksen kohteelle oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuimessa tapahtuvassa käsittelyssä tai tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa tai hallinnollisessa menettelyssä. 

Asianosaisen oikeudesta saada salassa pidettävä tieto säädetään muualla laissa erikseen. 
Ilmoituksen kohteella on oikeus ilmaista ilmoittajan henkilöllisyys ja saada viranomaiselta tieto ilmoittajan henkilöllisyydestä, jos se on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.

Ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön on ilmoitettava ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä. Toimivaltaisen viranomaisen on lisäksi annettava ilmoittajalle kirjallinen selvitys salassa pidettävien tietojen ilmaisemisen syistä.

Henkilötietojen poistamisen suunnitellut määräajat

Ministeriöön toimitetut ja ministeriössä laaditut asiakirjat sekä niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrättyjen asiakirjojen säilytysaikojen mukaisesti. Säilytysaikojen määrittelyssä on otettu huomioon, mitä ilmoittajasuojelulain 29 §:n 2 momentissa on säädetty.