Behandlingen av personuppgifter vid kommunikationsministeriet

Kontaktperson

Upphandlingsjurist Konsta Luukka
PB 31, 00023 Statsrådet
tfn 0295 342 084
[email protected] 

Syftet med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Kommunikationsministeriet behandlar personuppgifter när det kartlägger marknaden och behandlar anbud, anbudsansökningar och upphandlingsavtal av dem som deltagit i upphandlingsförfaranden samt utbyter information i anslutning till detta.  I en särskilt angiven situation kan personuppgifter också behandlas vid jämförelse av anbud. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på fullgörandet av rättsliga förpliktelser (dataskyddsförordningen artikel 6.1 c). 

Om upphandlingens värde inte överstiger de tröskelvärden som anges i upphandlingslagstiftningen, grundar sig behandlingen på utförande av en uppgift av allmänt intresse (artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen, 4 § 2 punkten i dataskyddslagen).

Personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande eller för profilering. Personuppgifter används inte för eller utlämnas inte till att användas för direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.

Personuppgifter som behandlas

Behandlingen gäller personuppgifter som behövs för upphandlingsförfarandet i varje enskilt fall. Sådana kan vara till exempel: 

• Förnamn och efternamn
• Personbeteckning
• Ställning i organisationen
• Utbildning, yrkeskompetens och erfarenhet
• Postadress
• Telefonnummer
• E-postadress
• E-fakturaadress eller e-postadress för fakturering
• Intyg och utredningar för klarläggning av en sådan obligatorisk grund för uteslutning som avses i 80 §, eller en sådan frivillig uteslutningsgrund som avses i 81 § i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016)
• Utredningar som förutsätts i lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft (1233/2006) 

Lämnandet av uppgifter grundar sig på en lagstadgad förpliktelse samt på en anbudsförfrågan eller andra upphandlingshandlingar. Den som deltar ska för upphandlingsförfarandet i varje enskilt fall lämna de uppgifter som specificerats i anbudsförfrågan eller i andra upphandlingsdokument. Den upphandlande enheten ska ur anbudsförfarandet utesluta anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet. 

Regelmässiga källor

Personuppgifter samlas regelmässigt in av den registrerade själv eller av den som lämnat anbud eller anbudsansökan. Kommunikationsministeriet kan också söka uppgifter ur offentliga register, såsom det handelsregister som förs av Patent- och registerstyrelsen och Suomen Asiakastieto Ab:s register över företagskreditupplysningar. 

Mottagare av personuppgifter

Beroende på upphandling kan personuppgifter utöver av kommunikationsministeriet också tas emot av statens inköpscentral Hansel Ab, en konsult eller någon annan underleverantör som ministeriet anlitar och som är skyldiga att följa ministeriets anvisningar vid behandlingen av personuppgifter.

Personuppgifter lämnas inte regelmässigt ut någonstans. Uppgifter lämnas ut på begäran enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter och handlingar är offentliga om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.

Radering av personuppgifter efter en viss tid

Kommunikationsministeriet förvarar personuppgifter om dem som deltagit i ett upphandlingsförfarande i 6 år från det att upphandlingskontraktet ingicks eller handlingen publicerades. Vissa uppgifter kan också förvaras i 10 år eller permanent.

Straffregisteruppgifter raderas genast efter att de har kontrollerats.

Syfte med behandlingen av personuppgifter 

Kommunikationsministeriet behandlar i sin intressegruppsverksamhet personuppgifter om företrädare för intressegrupperna, såsom personuppgifter om dem som deltar i tillställningar som ordnas av ministeriet och om dem som besöker ministeriet. Intressegruppers personuppgifter behandlas för att evenemangen ska kunna ordnas ändamålsenligt, såsom skötseln av anmälning, specialdieter och kontakter, för att främja/underlätta annat samarbete och för att garantera vår gemensamma säkerhet (passerkontroll och beredskap för räddningsverksamhet). Personuppgifter behandlas också för kommunikation, information och intressentgruppers deltagande i ministeriets verksamhet. 

Beroende på evenemangets art kan kommunikationsministeriet eventuellt ha en skyldighet att bevara vissa personuppgifter om dig, som hänför sig till att användningen av statens medel ska vara transparent.

Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Grund för behandlingen av personuppgifter är i allmänhet utförandet av en uppgift av allmänt intresse (artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 4 § i dataskyddslagen). Att på förhand samla in uppgifter om dig inför ditt ministeriebesök för att garantera säkerheten ingår i ministeriets lagstadgade skyldigheter (artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 8 § i arbetarskyddslagen). När ditt namn och uppgifter om din organisation måste tas med i bokföringshandlingar, bevaras uppgifterna också med grund i lagstadgade skyldigheter (46 § i förordningen om statsbudgeten).

Frågor om din specialdiet bygger på medgivande (artikel 6.1 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning). 

Personuppgifter som hanteras

Kommunikationsministeriet behandlar uppgifter om personer som besöker ministeriet och deltar i evenemang som ministeriet ordnar, såsom bland annat företrädare för intressentgrupper och journalister. Ministeriet behandlar också andra intressentgruppers uppgifter, som fås av personer som berörs av saken eller från offentliga källor.

Ministeriet behandlar i allmänhet endast personens namn, organisation och e-postadress. Ibland samlas också telefonnummer, tjänstebenämning eller titel och specialdiet in. 

Vid kommunikationsministeriets evenemang kan man fotografera, filma eller sända direkt, det vill säga streama. De personuppgifter som samlas in är då fotografier samt video- och ljudupptagningar. Det beskrivna materialet kan användas för kommunikation, såsom för att informera om evenemanget. Det beskrivna materialet används dock aldrig för kommersiella syften.

Om ministeriets evenemang genomförs som direkt webbsändning eller spelas in, meddelas det på anmälningsblanketten eller i inbjudan och på själva evenemanget. Utgångspunkten är att publiken inte filmas. Om det i en direkt webbsändning och inspelning kommer att synas andra personer än talaren, informeras om detta innan sändningen och inspelningen startar. Samtidigt redogörs det för hur de andra personerna kommer att synas. Inspelningarna kan publiceras i ministeriets kommunikationskanaler, såsom på Youtube-kontot. Publiceringsplatsen anges dock separat på evenemangets anmälningsblankett eller inbjudan och på själva evenemanget.

Ministeriet behandlar också eventuella personuppgifter som kommer fram under diskussioner på evenemang. Deltagarna kan t.ex. ställa frågor vid ett virtuellt evenemang, varvid deltagarens namn och organisationsdata samt ljudupptagning kan samlas in. 

Mottagare av personuppgifter

Vid besök i kommunikationsministeriets lokaler eller i andra lokaler som hör till statsrådet, är det Senatfastigheter och dess underleverantör Avarn Oy som behandlar dina uppgifter för statsrådets räkning. I samband med evenemang som ordnas utanför statsrådets lokaler används också andra personuppgiftsbiträden. Dessa tjänstetillhandahållare har genom avtal förbundit sig att behandla personuppgifter i enlighet med de angivna instruktionerna och att iaktta kraven på datasäkerhet vid behandlingen. 

Ibland när vi ordnar evenemang och sänder ut inbjudningar använder vi tjänster och verktyg av en tredje part (till exempel Webropol och Lyyti) för att ta emot anmälningar.

Dina uppgifter lämnas ut utanför statsrådet endast i undantagsfall när platsen för evenemanget behöver dem på grund av sina egna säkerhetsföreskrifter. I syfte att sköta en uppgift av allmänt intresse kan vi under vissa utbildningar, seminarier och motsvarande evenemang dela ut deltagarlistan till alla deltagare för att främja nätverkande och samarbete, men bara om du gett ditt medgivande till det. I projekt som finansieras av EU kan deltagarnas namn lämnas ut till EU-kommissionen. 

Överföring av personuppgifter till tredjeland eller en internationell organisation

När det är fråga om ett vanligt besök eller evenemang utan internationell koppling, lämnas dina uppgifter inte till länder utanför EU eller EES, och inte heller till internationella organisationer. 

Radering av personuppgifter efter en viss tid

När ett evenemang ordnas i statsrådets utrymmen bevaras dina uppgifter i Senaattila-systemet för reservering av lokaler till och med dagen för ditt besök. I fråga om regelbundna evenemang ska deltagarlistor och kontaktuppgifter om deltagare i regel bevaras i ett separat system tills det följande evenemanget ordnas. I fråga om vissa evenemang kan uppgifterna om deltagarna bevaras antingen i tio år eller permanent i enlighet med statsrådets arkivbildningsplan. Det gäller till exempel evenemang med en minister som värd som ska registreras som regeringarnas material, eller andra särskilt viktiga evenemang som ordnas av ett ministerium. Andra uppgifter som hänför sig till syftet med kommunikation och samarbete bevaras under den tid som behövs för att syftet med behandlingen ska uppnås.

Kommunikationsministeriet iakttar principerna för god förvaltning och transparens vid användningen av statens medel. Om det ordnas traktering under ditt besök, till exempel kaffe eller lunch, kan ditt namn och din organisations namn finnas med i våra bokföringshandlingar, beroende på vad som bjudits och deltagarantalet. Så är ofta fallet när det ordnas representationstillställningar. Bokföringens verifikat ska i normala fall sparas i sex år från utgången av besöksåret. När det gäller EU-projekt och andra projekt som finansieras av utomstående kan förvaringstiden påverkas av krav från finansiären utifrån EU-lagstiftningen eller någon förbindelse eller överenskommelse som gäller kommunikationsministeriet.

Uppgifter om specialdieter raderas omedelbart efter evenemanget. Närmare information om behandlingen av och bevaringstiderna för uppgifterna i anknytning till ett besök ges av de tjänstemän som ordnar evenemanget eller av kommunikationsministeriets dataskyddsombud. 

Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Kommunikationsministeriet tar emot brev, respons, frågor och begäran om information från privatpersoner, intressentgrupper och journalister till ministern och ministeriet. Den respons i anslutning till ministeriets verksamhet som kommer till kommunikationsministeriet registreras i ministeriets ärendehanteringssystem. 
Kommunikationsministeriet behandlar personuppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse och som ett led i ministeriets myndighetsutövning (artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning).  

Behandling av personuppgifter

Av de skriftliga kontakterna behandlar ministeriet endast de personuppgifter som den som tagit kontakt själv har lämnat till ministeriet. Sådana uppgifter är vanligen namn- och kontaktuppgifter.

Personuppgifter som hänför sig till ett telefonsamtal kan enligt överenskommelse registreras i kommunikationsministeriets ärendehantering för att utreda ärendet och svara på kontakten. De personuppgifter som samlas in är uppringarens namn och telefonnummer samt vid behov andra uppgifter som är nödvändiga för att ärendet ska kunna utredas. 

Radering av personuppgifter efter en viss tid

Brev från allmänheten som besvarats förvaras varaktigt. Brev från allmänheten som inte leder till åtgärder bevaras i två år. Begäran om information och handlingar bevaras i tio år.
Telefonsamtals- och ringbudsuppgifter behandlas endast under den tid som det tar att reda ut ärendet. 

Kontaktperson

Paula Rinne, kommunikationsexpert
PB 31, 00023 Statsrådet
[email protected] 

Ändamålen med behandlingen av personuppgifter 

Personuppgifter behandlas för att leverera prenumeranterna de prenumererade pressmeddelandena, för webbtjänster och för forskning.

Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter är det samtycke som prenumeranten har gett till behandling av uppgifterna. Det är inte möjligt att prenumerera på ministeriets pressmeddelanden utan att lämna sina personuppgifter.

Personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande eller för profilering. Personuppgifter används inte för eller utlämnas inte till att användas för direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.

Personuppgifter som behandlas

Kommunikationsministeriet behandlar prenumerantens e-postadress, val av material som prenumereras, språkval och prenumerationshistorik. Dessutom lagras den tidpunkt då prenumerationen bekräftades. Uppgifterna samlas in för att verkställa prenumerationerna.

Regelmässiga uppgiftskällor

Personuppgifterna fås av prenumeranten. 

Mottagare av personuppgifter

Valtoris tjänsteleverantör Ambientia deltar i behandlingen av prenumerationerna i egenskap av personuppgiftsbiträde. Valtori är personuppgiftsbiträde och kommunikationsministeriet är personuppgiftsansvarig.

Radering av personuppgifter efter en viss tid

Uppgifterna lagras i prenumerationstjänsten tills prenumeranten avslutar prenumerationen. När prenumeranten avslutar prenumerationen anonymiseras personuppgifterna.

Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Kommunikationsministeriet behandlar uppgifter i anslutning till ledigförklaringen av en tjänst i enlighet med artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen för att fullgöra den personuppgiftsansvarigas lagstadgade rättigheter och skyldigheter. Av den person som utses till uppgiften kan med sökandens samtycke göras en säkerhetsutredning (säkerhetsutredningslagen 726/2014). Vid behandlingen av personuppgifter iakttas dessutom statstjänstemannalagen (750/1994), statstjänstemannaförordningen (971/1994) och lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004).

Personuppgifter som hanteras

Kategorier av registrerade är ministeriets arbetssökande. Ministeriet behandlar den arbetssökandes identifieringsuppgifter, utbildnings- och arbetserfarenhetsuppgifter och annat kunnande (t.ex. meritförteckningar, arbets- och studieintyg och lämplighetsbedömningar), övriga uppgifter som anges i ansökan samt uppgifter som behövs för att göra en säkerhetsutredning.

Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare

Uppgifter lämnas regelbundet ut till skyddspolisen för säkerhetsutredningar.

Radering av personuppgifter efter en viss tid

Kommunikationsministeriet bevarar uppgifter i enlighet med arkivlagen (831/1994), arkivverkets gallringsbeslut (AL/12327/07.01.01.03.01/2015) och statsrådets arkivbildningsplan.

Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Kommunikationsministeriet bereder årligen förslag till utmärkelsetecken inom sitt eget ansvarsområde för ordnarna. Kommunikationsministeriet behandlar personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse som ankommer på ministeriet (Artikel 6.1 c i EU:s dataskyddsförordning). Behandlingen grundar sig på lagen om offentlig belöning samt reglementet för Finlands Vita Ros’ orden, förordningen angående instiftande av Finlands Lejons orden och ordnarnas bestämmelser om förläning av utmärkelsetecken. 

Personuppgifter som hanteras

Kommunikationsministeriet behandlar framställningar som inkommit på ordens blankett med namn, tjänsteställning, lön, hemkommun, militär grad, utbildning, arbets- eller organisationsuppgifter och andra erfarenheter samt föreslagna tecken. 

Utlämnande av personuppgifter

Ministrarnas förslag till kommunikationsministeriets framställan om förläning av utmärkelsetecken och de godkända förslagen om förläning av utmärkelsetecken sänds till ordnarna.

Förvaringstid för uppgifterna

Förslagen till utmärkelsetecken bevaras vid ministeriet under den tid som handläggningen pågår. De förslag som förkastats förstörs omedelbart efter att det operativa behovet upphör. Vi bevarar en förteckning i 10 år för sammanställandet av förslag och beredningen av ministerns förslag. Ministerns förslag till kommunikationsministeriets utmärkelseteckenförslag bevaras permanent.

Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Kommunikationsministeriet beviljar enskilda statliga stöd och understöd. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är fullgörandet av en lagstadgad förpliktelse. 

Personuppgifter som hanteras

I denna uppgift behandlar ministeriet personuppgifter som gäller personer som ansökt om understöd samt personuppgifter om företrädare för företag och föreningar. Uppgifterna gäller i regel namn, e-postadress och telefonnummer.

Förvaringstid för uppgifterna

Ansökningar om statsunderstöd och statligt stöd förvaras permanent.

Kontaktperson

Pasi Ovaska
PB 31, 00023 Statsrådet
[email protected] 

Syftet med behandlingen av personuppgifter 

Visselblåsarskydd, det vill säga skydd för rapporterande personer, gör det möjligt att rapportera överträdelser på ett säkert sätt. Överträdelser kan rapporteras genom en intern eller en extern rapporteringskanal. Bara anställda vid statsrådets kansli har tillgång till statsrådets kanslis interna rapporteringskanal. Övriga personer, exempelvis pensionerade tjänstemän eller anställda hos samarbetspartner, kan lämna en rapport om sådana överträdelser i statsrådets kanslis verksamhet som de upptäckt i sitt arbete och som omfattas av visselblåsarlagens tillämpningsområde till justitiekanslersämbetets centraliserade externa rapporteringskanal. 

Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter anknyter till de uppgifter som föreskrivs i visselblåsarlagen (1171/2022). Enligt 30 § i visselblåsarlagen får den personuppgiftsansvarige behandla uppgifter som anknyter till särskilda kategorier av personuppgifter samt till fällande domar i brottmål och till brott endast om behandlingen är nödvändig med tanke på visselblåsarlagens syfte. 
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen (behandling som behövs för fullgörandet av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter). 

Personuppgifter som hanteras

Kommunikationsministeriet hanterar visselblåsarnas namn och kontaktinformation, tidpunkten för rapporten och uppgifter om behandlingen. Därtill hanteras andra personuppgifter som ges i rapporten och sådana personuppgifter som måste hanteras för att utreda rapportens riktighet, till exempel namn på och kontaktinformation till personer som nämns i rapporten.

Personuppgifterna om den rapporterande personen, om föremålet för rapporten och andra personer som nämns i rapporten är enligt visselblåsarlagen alltid sekretessbelagda i sin helhet.

Regelmässiga källor

Personuppgifterna kommer huvudsakligen från de rapporter som den rapporterande personen lämnat genom rapporteringskanalen. För att utreda rapportens riktighet kan det också samlas in andra personuppgifter, till exempel handlingar om ärendet, om den rapporterande personen, föremålet för rapporten eller andra personer.

Mottagare av personuppgifter

I ärenden som gäller visselblåsarskydd får personuppgifter behandlas endast av de personer vid det ministerium som ärendet gäller som utsetts för uppgiften i enlighet med visselblåsarlagen. De som ansvarar för handläggningen av en rapport får, trots den sekretess som det föreskrivs om i visselblåsarlagen, lämna information om den rapporterande personen och andra personer som nämns i rapporten, eller andra uppgifter som direkt eller indirekt avslöjar personernas identitet, till en person som har utsetts att utreda rapportens riktighet, om det är nödvändigt att lämna denna information för att rapportens riktighet ska kunna utredas.

Den som ansvarar för handläggningen av en rapport får trots sekretessbestämmelserna även lämna information om identiteten för den rapporterande personen, föremålet för rapporten och andra personer som nämns i rapporten samt andra uppgifter som direkt eller indirekt avslöjar identitet, om informationen behövs

• till den behöriga myndigheten, för en utredning av rapportens riktighet
• till förundersökningsmyndigheter, för att förebygga, avslöja och utreda brott och föra brott till åtalsprövning
• till åklagare, för de uppgifter som det föreskrivs om i 9 § i lagen om Åklagarmyndigheten (32/2019)
• till föremålet för rapporten, för uppgörande, framställande eller försvar av rättsliga anspråk i samband med en handläggning i domstol eller i ett rättsligt eller administrativt förfarande utanför domstol. 

Särskilda bestämmelser om rätten för en part att få sekretessbelagd information finns någon annanstans i lag. 

Föremålet för rapporten har rätt att lämna ut den rapporterande personens identitet och få information av myndigheterna om den rapporterande personens identitet, om det behövs för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk i samband med ett rättsligt förfarande.

Den som ansvarar för handläggningen av en rapport ska i förväg informera den rapporterande personen om att hans eller hennes identitet kommer att lämnas ut, om inte denna information äventyrar utredningen av rapportens riktighet, en förundersökning eller en rättegång i anknytning till ärendet. Den behöriga myndigheten ska dessutom ge den rapporterande personen en skriftlig utredning om orsakerna till att sekretessbelagd information lämnas ut.

Radering av personuppgifter efter en viss tid

Handlingar som har lämnats till ministeriet eller upprättats vid ministeriet samt de personuppgifter som ingår i dessa ska bevaras i enlighet med de lagringstider som anges i informationsstyrningsplanen. Vid fastställandet av lagringstiderna har bestämmelserna i 29 § 2 mom. i visselblåsarlagen beaktats.