Vinkit jakoon eli kolme oppia digikompassin työpajoista

Pitkään jatkunut etätyö on ollut tehokurssi työskentelystä digitaalisessa ympäristössä erilaisten sovellusten avulla. Suomen kansallisen digikompassin työstämiseksi järjestimme digitoimiston ja Futuricen voimin neljä avointa ja osallistujamäärältään yhteensä usean sadan hengen tilaisuutta.

Olimme ensimmäistä kertaa järjestämässä työpajoja etänä näin suurelle joukolle. Myönnän, että jännitti.

Nyt onkin hyvä paikka laittaa opit jakoon:

1. Tunnelma on tärkein

Luomalla lämpimän ja rohkaisevan tunnelman otat osallistujat kelkkaasi jo työpajaan ensi sekunneista lähtien. Mieti etukäteen osallistujan kokemusta työpajaan saapumisesta. Kohtaako odottaja syvän hiljaisuuden tai onko myöhässä tulija totaalisen ulalla päivän tavoitteesta? Et halua kumpaakaan.

Lähde järjestäjänä ja fasilitoijana liikkeelle ystävällisellä energialla. Aloita puhuminen heti kun ensimmäiset osallistujat saapuvat, vaikka viralliseen alkuun olisi vielä aikaa. Kertaa yhteiset pelisäännöt alussa muutamaan kertaan.  Kaikki ehtivät mukaan. Rohkaise kysymään käytännön asioista.

Hyvään tunnelmaan kuuluu opastus ja kannustus läpi työpajan. Fasilitoijan esimerkki ohjaa oppimaan ja onnistumaan. Työpajan vetäjänä rohkaiset kokeilemaan ehkä uutta työkalua ja opastat suhtautumaan vastaan tuleviin kommelluksiin kevyesti.

Sulje silmät ja mieti, miltä työpaja näyttää ja tuntuu. Sparraa kollegan kanssa kuvittelemalla itsesi osallistujan asemaan. Mieti, mikä kannustaisi, innostaisi ja jopa yllättäisi osallistujat.

2. Kirkasta tavoite ja tarkoitus

Työpajan suunnittelu kannattaa aina aloittaa kirkastamalla työpajan visio ja osallistujat. Näin työpajasta on mahdollista tehdä antoisa sekä osallistujille että järjestäjille. Tämä perustelee ajankäytön työpajaan.

Mieti tarkkaan suunnitteluvaiheessa, mitä sinä haluat työpajan järjestämisellä saavuttaa. Pystyvätkö työpajaan kutsutut vastaamaan tarpeeseen? Onko tilaisuus avoin ja tarkoitus tuoda tietoa aiheesta vai toivotko syvällistä aiheen hallintaa?

Digikompassityössä järjestimme tilaisuuksia laajalle kohdejoukolle. Koko Suomen kompassiin haluttiin saada mukaan sekä asiaan jo vihkiytyneet että asiasta hiljattain kiinnostuneet henkilöt. Halusimme levittää tietoisuutta ja antaa kurkistuksen digikompassin tavoitteiden valmisteluun, mutta myös saada aitoa palautetta jatkotyöhön.

Digikompassityö halusi puhutella monia kohderyhmiä ja luoda silti yhdessä työskentelyn hetki digialustalla. Olen iloinen, että rohkenimme näin suureen avoimuuteen työpajan kutsulistassa.

3. Tehtävän ja teknologian ihana liitto

Käytettävä aika, yhteisen työstämisen tavoite ja työpajaan osallistujien määrä ratkaisevat sen, mitä työkaluja kannattaa valita. Suosittelen kokeilemaan erilaisia ja uusiakin sovelluksia. Kokeilemalla oppii. Työpajaan osallistujille on mukavaa, jos on saanut maistiaisen uudesta yhteistyöstön tavasta tai sovelluksesta.

Kokeilimme digikompassissa vision ja tavoitteiden työstämisestä digitaalisin post-it lapuin. Hieman jännitimme, miten alusta kestää yli 200 osallistujaa. Hienostihan se meni.  Varasuunnitelma oli takataskussa, mutta sitä ei onneksi tarvittu. Taisi olla monelle osallistujalle ensimmäinen kerta, kun kymmenien kursorien seassa suihki tekemään omia havaintojaan ja merkintöjään. (Miro-alusta sallii muiden kursorien piilottamisen, mutta olihan se mahtavaa välillä katsoa, missä kaikkialla oli porukkaa työssään!). 

Kiitos kaikille osallistuneille – onnistuimme ja opimme. Nyt koostamme teidän palautteistanne aineksia jatkotyöhön ja tietysti perjantain 11.2. sidosryhmäkahveille. Tervetuloa!

Ilmoittaudu mukaan: https://link.webropolsurveys.com/Participation/Public/3a14d42e-1e51-47b7-aad3-bf8db3564abc?displayId=Fin2439398 Ilmoittautuminen päättyy 9.2.

Aino Sipari

Kirjoittaja on erityisasiantuntija liikenne- ja viestintäministeriön tietoliiketoimintayksikössä.